ראשית נקדים ונאמר כי בדרך כלל מחזור של קבלן מבצע הוא בדרך כלל גבוהה וההקפדה ברשויות היא גבוהה מאוד, במיוחד לגבי הוראות ניהול ספרים, ואישור ניכוי מס במקור לקבלנים, מס הכנסה מבדיל בין סוגי הקבלנים לפי 2 קריטריונים עיקריים מחזור עסקי שנתי כולל מע”מ ומספר מועסקים אצל הקבלן, להלן רשימת הדרישות לניהול ספרים תקין אצל הקבלנים :

קבלן שמחזור עסקו עולה על 3,800,000 ש”ח, חייב לנהל הנהלת חשבונות כפולה, וחייב לנהל :

• ספר קופה או ספר תקבולים ותשלומים
• ספר תנועת מלאי
• ספר הזמנות
• חשבון עבודה
• שוברי קבלות
• חשבוניות
• רשימת עבודות הבניה שלא נסתיימו ליום המאזן, עם הערכה של עלויות כל עבודת הבניה
• רשימת המלאי במחסן אשר אינו כלול בעלויות הבניה

קבלן שמחזור עסקו גבוהה מ-1,010,000 ש”ח ולא יותר גבוהה מ-3,800,000 ש”ח,  או שאפילו מחזור עסקו נמוך ממליון אך מעסיק יותר מ-6 עובדים אלו הוראות ניהול ספרים החלים על קבלן זה:

• ספר קופה או ספר תקבולים ותשלומים
• חשבון עבודה
• ספר הזמנות
• שוברי קבלות
• הוצאת חשבוניות
• רשימת מלאי הלא קיים בחשבון העבודה
• רשימת עבודות שלא נסתיימו ליום המאזן, בציון הערכה של כל עלויות עבודת הבנייה
• רשימת יתרות הלקוחות והספקים לסוף השנה
• תיק תעוד חוץ

קבלן שמחזור עסקו נמוך ממליון ש”ח, ובעסקו לא יותר מ-5 עובדים מועסקים אלו הם הוראות ניהול ספרים החלים על קבלן זה :

• ספר תקבולים תשלומים
• ספר הזמנות שלא מנוהל לגביהם חשבון עבודה
• קבלות
• חשבוניות
• תיק תעוד חוץ
• רשימת יתרות הלקוחות והספקים לסוף השנה
• רשימת מלאי לסוף שנה

הוראות כלליות לניהול ספרים לקבלנים :

• חשבון עבודה ינוהל לכל עבודה שמחירה עולה על 620,000 ש”ח, אם לא נקבע המחיר מראש יש לקחת בחשבון העבודה את ההוצאות הבאות:
  • עלויות כל החומרים בציון סוגים וכמויות
  • עלויות של הוצאות לקבלני משנה אם קיימים
  • עלויות של שכר עבודה ישיר לפרוייקט
  • כל הוצאה ישירה אחרת השייכת לפרוייקט
• יש לשמור ולתעד כל הסכם שנערך עם לקוחות וכל שינוי הנעשה בהסכם
• ניהול רישום עבודה לגבי ציוד מכני הנדסי שאינן לצורך הקמת בניינים על ידי אותו קבלן,
• רישום עבודה מנוהל כל יום ועל כל כלי בנפרד, בפנקס מסופרר מראש, הרישום יכלול
  1. פרטי זיהוי הכלי
  2. תאריך
  3. שמות מזמיני העבודה
  4. מספר שעות העבודה של הכלי
  5. מספר שעות שהכלי לא עבד וסיבתו
  6. שם הפרוייקט
  7. חתימת מנהל העבודה האחראי
• רישום הוצאות על תיקוני הכלי וקניית דלק הוצאות קבלני משנה לפי שיוך לפרוייקטים

על כל קבלן החל מקבלנים חדשים עם מחזורים נמוכים יחסית, קיימת החובה לבצע את דרישות החוק, אי ביצוע החוק יכול לגרור לפסילת ספרים, וקנסות גבוהים מאוד, לכן חשוב מאוד להקפיד על הוראות ניהול ספרים, במיוחד במגזר העסקי של הקבלנים